So nutzen Sie die Zahlungsgenehmigung mit zwei Unterschriften

Die Zahlungsgenehmigung mit zwei Unterschriften bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für ausgehende Zahlungen, indem zwei autorisierte Teammitglieder eine Zahlung genehmigen müssen, bevor sie ausgeführt werden kann.

Dadurch wird Ihr Unternehmen vor unbefugten Transaktionen geschützt und gleichzeitig ein klar nachvollziehbarer Genehmigungsverlauf für jede Zahlung geschaffen.

Nur die Inhaberin bzw. der Inhaber des Unternehmens kann die Zahlungsgenehmigung mit zwei Unterschriften für das Unternehmen aktivieren oder deaktivieren.

💡 Die Zahlungsgenehmigung mit zwei Unterschriften ist im Smart Plan und in höheren Tarifen verfügbar. Die Tarife Solo und Basic enthalten diese Funktion nicht.

Um Zahlungen genehmigen zu können, muss ein Teammitglied:

Mitarbeitende und Assistentinnen bzw. Assistenten können weiterhin Zahlungsanfragen erstellen, sofern ihre Berechtigungen dies erlauben, sie können jedoch keine Zahlungen selbst genehmigen.

💡 Nur die Inhaberin bzw. der Inhaber kann die Genehmigung mit zwei Unterschriften aktivieren.

So aktivieren Sie die Funktion:

1. Klicken Sie im Haupt-Dashboard oben rechts auf den Namen Ihres Unternehmens und öffnen Sie anschließend die Einstellungen.

2. Öffnen Sie den Bereich Freigabeprozess.

3. Aktivieren Sie die Zwei-Unterschriften-Freigabe aktivieren.

Sobald die Funktion aktiviert ist, werden alle neu erstellten ausgehenden Zahlungen dem Genehmigungsprozess mit zwei Unterschriften unterliegen.

💡 Zahlungen, die vor der Aktivierung der Funktion erstellt wurden, sind davon nicht betroffen und folgen weiterhin den Genehmigungsregeln, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung gültig waren.

Der Ablauf unterscheidet sich geringfügig, abhängig von den Berechtigungen der Person, die die Überweisung erstellt.

Wenn Sie Inhaber oder Manager mit der Berechtigung zur Genehmigung von Überweisungen sind, können Sie eine Zahlung erstellen und gleichzeitig genehmigen.

Nachdem Sie die Zahlungsdetails geprüft und die Überweisung bestätigt haben, gilt Ihre Bestätigung als erste erforderliche Genehmigung.

Die Zahlung wartet anschließend auf eine zweite berechtigte Genehmigung, bevor sie verarbeitet werden kann.

Auf der Seite mit den Zahlungsdetails wird angezeigt, wie viele der zwei erforderlichen Genehmigungen bereits erteilt wurden.

Die zweite genehmigende Person muss die Zahlung öffnen und auf „Bezahlen“ klicken.

Wenn Sie eine Zahlung erstellen, aber nicht berechtigt sind, Überweisungen zu genehmigen, können Sie die Zahlung zur Prüfung einreichen, indem Sie „Zur Genehmigung übermitteln" auswählen.

Die Zahlung wird anschließend mit den berechtigten Genehmigenden geteilt. Diese erhalten eine Benachrichtigung darüber, dass eine Zahlung auf ihre Prüfung wartet.

Zu diesem Zeitpunkt wurde noch keine Genehmigung erteilt und die Zahlung bleibt ausstehend, bis sie von berechtigten Genehmigenden geprüft wird.

Wenn eine Zahlung Ihre Genehmigung erfordert, erhalten Sie eine Benachrichtigung und können die Zahlung öffnen.

Vor der Genehmigung können Sie Folgendes überprüfen:

So genehmigen Sie die Zahlung:

1. Öffnen Sie die Zahlungsdetails.

2. Prüfen Sie die Informationen sorgfältig.

3. Wählen Sie Freigeben.

4. Bestätigen Sie die Aktion in der Finom App.

Nachdem die erste Genehmigung erteilt wurde, bleibt die Zahlung ausstehend, bis die zweite Genehmigung eingeht.

Nach der zweiten Genehmigung startet Finom automatisch die Verarbeitung der Zahlung.

Jede Zahlung verfügt über einen eigenen Genehmigungsverlauf, der zeigt, wie die Zahlung den Genehmigungsprozess durchlaufen hat.

Sie können sehen:

Dadurch entsteht ein vollständiger Prüfpfad, sodass alle Beteiligten den aktuellen Status einer Zahlung jederzeit nachvollziehen können.

Auf der Seite mit den Zahlungsdetails wird außerdem angezeigt, wie viele Genehmigungen bereits vorliegen und wie viele noch erforderlich sind, bevor die Zahlung ausgeführt werden kann.

Zahlungen können weiterhin bearbeitet werden, solange sie auf Genehmigungen warten.

Da Genehmigende stets die aktuellste Version einer Zahlung prüfen müssen, führt jede Änderung nach bereits erteilten Genehmigungen dazu, dass der Genehmigungsprozess neu gestartet wird.

Wenn eine Zahlung bearbeitet wird:

Dadurch wird sichergestellt, dass keine Zahlung nach einer Genehmigung geändert werden kann, ohne erneut geprüft zu werden.

Wenn eine berechtigte genehmigende Person entscheidet, dass eine Zahlung nicht verarbeitet werden soll, kann sie diese direkt auf der Seite mit den Zahlungsdetails ablehnen.

Eine abgelehnte Zahlung erhält sofort den Status „Abgelehnt“ und wird nicht verarbeitet.

Im Zahlungsverlauf wird festgehalten, wer die Zahlung abgelehnt hat und wann die Entscheidung getroffen wurde. Dadurch wird vollständige Transparenz für alle am Genehmigungsprozess Beteiligten gewährleistet.

Die Zahlungsgenehmigung mit zwei Unterschriften gilt auch für geplante und wiederkehrende Überweisungen.

Diese Zahlungen müssen die erforderlichen Genehmigungen erhalten, bevor sie ausgeführt werden können.

Sobald alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, wird die Zahlung entsprechend dem festgelegten Ausführungsdatum und der festgelegten Frequenz verarbeitet.