La aprobación con doble firma añade una capa adicional de seguridad a sus pagos salientes al exigir que dos miembros autorizados del equipo aprueben un pago antes de que pueda enviarse.
Esto ayuda a proteger su empresa frente a transacciones no autorizadas y proporciona un registro claro de aprobaciones para cada pago.
¿Quién puede utilizar esta función?
Solo el propietario de la empresa puede activar o desactivar la aprobación con doble firma para la empresa.
💡 La aprobación con doble firma está disponible en los planes Smart y superiores. Los planes Solo y Basic no incluyen esta función.
Para aprobar pagos, un miembro del equipo debe:
Tener el rol de Propietario o Manager
Tener permiso para enviar y aprobar transferencias
Haber completado la verificación de identidad
Los empleados y asistentes pueden seguir creando solicitudes de pago si sus permisos lo permiten, pero no pueden aprobar pagos por sí mismos.
Cómo activar la aprobación con doble firma
💡 Solo el propietario puede activar la aprobación con dos firmas.
Para activar la aprobación con doble firma:
1. Desde el panel principal, haga clic en el nombre de su empresa en la esquina superior derecha y acceda a Configuración.
2. Abra Proceso de aprobación.
3. Active Habilitar aprobación con dos firmas.
En cuanto la función esté activada, todos los nuevos pagos salientes seguirán el proceso de aprobación con doble firma.
💡 Los pagos creados antes de activar esta función no se verán afectados y seguirán las reglas de aprobación que estaban vigentes cuando fueron creados.
Crear un pago
El flujo de pago varía ligeramente en función de los permisos de la persona que crea la transferencia.
Cuando el creador tiene permisos de aprobación (Manager y Propietario)
Si usted es Propietario o Manager y tiene permiso para aprobar transferencias, puede crear un pago y aprobarlo al mismo tiempo.
Después de revisar los detalles del pago y confirmar la transferencia, su confirmación se convierte en la primera aprobación requerida.
El pago quedará entonces a la espera de una segunda aprobación por parte de otro aprobador autorizado antes de poder procesarse.
La página de detalles del pago mostrará cuántas de las dos aprobaciones requeridas ya se han obtenido.
El segundo aprobador deberá abrir el pago y hacer clic en «Pagar ahora».
Cuando el creador no tiene permisos de aprobación
Si está creando un pago pero no tiene permiso para aprobar transferencias, puede enviarlo para su revisión seleccionando Enviar para aprobación.
El pago se compartirá con los aprobadores autorizados, quienes recibirán una notificación indicando que hay un pago pendiente de revisión.
En esta fase todavía no se ha obtenido ninguna aprobación y el pago permanecerá pendiente hasta que sea revisado por un aprobador autorizado.
Aprobar un pago
Cuando un pago requiera su aprobación, recibirá una notificación y podrá abrir el pago.
Antes de aprobar un pago, puede revisar:
El importe de la transferencia
Los datos del beneficiario
La referencia del pago
Los documentos adjuntos
Para aprobar el pago:
1. Abra los detalles del pago.
2. Revise cuidadosamente la información.
3. Seleccione Aprobar.
4. Confirme la acción en la aplicación móvil de Finom.
Una vez obtenida la primera aprobación, el pago permanecerá pendiente hasta recibir la segunda aprobación.
Cuando se complete la segunda aprobación, Finom procesará automáticamente el pago.
Supervisar el progreso de las aprobaciones
Cada pago incluye un historial de aprobaciones específico que muestra cómo ha avanzado a través del proceso de aprobación.
Puede ver:
Quién creó el pago
Quién lo aprobó
Cuándo se obtuvieron las aprobaciones
Si el pago fue editado
Si el pago fue rechazado
Esto crea una pista de auditoría completa y permite a todas las personas implicadas comprender de un vistazo el estado actual del pago.
La página de detalles del pago también muestra cuántas aprobaciones ya se han obtenido y cuántas siguen siendo necesarias antes de que el pago pueda enviarse.
Editar un pago después de la aprobación
Los pagos pueden seguir editándose mientras están pendientes de aprobación.
Dado que los aprobadores siempre deben revisar la versión más reciente del pago, cualquier cambio realizado después de obtener aprobaciones reiniciará el proceso de aprobación.
Si se edita un pago:
Se eliminan las aprobaciones obtenidas anteriormente
Se reinicia el contador de aprobaciones
El pago debe aprobarse nuevamente antes de poder procesarse
Esto garantiza que ningún pago pueda modificarse después de haber sido aprobado sin volver a ser revisado.
Rechazar un pago
Si un aprobador autorizado decide que un pago no debe procesarse, puede rechazarlo directamente desde la página de detalles del pago.
Un pago rechazado pasa inmediatamente al estado Rechazada y no se procesa.
El historial del pago registra quién rechazó el pago y cuándo se tomó la decisión, proporcionando total transparencia a todas las personas involucradas en el proceso de aprobación.
Pagos programados y recurrentes
La aprobación con doble firma también se aplica a las transferencias programadas y recurrentes.
Estos pagos deben recibir todas las aprobaciones requeridas antes de poder ejecutarse.
Una vez obtenidas todas las aprobaciones necesarias, el pago se procesará de acuerdo con la fecha programada y la frecuencia establecida.
Aspectos importantes que debe tener en cuenta
La aprobación con doble firma solo se aplica a los pagos creados después de activar la función.
Los pagos existentes seguirán las reglas de aprobación que estaban activas cuando fueron creados.
Si un pago se edita después de haber sido aprobado, todas las aprobaciones obtenidas anteriormente se eliminarán y el proceso de aprobación comenzará de nuevo.
Solo los Propietarios y Managers verificados con permisos para aprobar transferencias pueden aprobar pagos.
Si su empresa no dispone de suficientes aprobadores autorizados para cumplir los requisitos de aprobación, los pagos permanecerán pendientes hasta que el proceso pueda completarse.
Dependiendo de su plan de suscripción, la aprobación con doble firma puede no estar disponible. Si no ve esta opción en la configuración, es posible que necesite actualizar su plan.