L’approbation à double signature ajoute un niveau de sécurité supplémentaire à vos paiements sortants en exigeant que deux membres autorisés de l’équipe approuvent un paiement avant qu’il puisse être exécuté.
Cela permet de protéger votre entreprise contre les transactions non autorisées et de disposer d’un historique clair des validations pour chaque paiement.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Seul le propriétaire du compte peut activer ou désactiver l’approbation à double signature pour l’entreprise.
💡 L’approbation à double signature est disponible avec les forfaits Smart et supérieurs. Les forfaits Solo et Basic n’incluent pas cette fonctionnalité.
Pour approuver des paiements, un membre de l’équipe doit :
Avoir le rôle de Propriétaire ou de manager
Disposer de l’autorisation d’envoyer et d’approuver des virements
Avoir effectué la vérification de son identité
Les Salariés et Assistants peuvent toujours créer des demandes de paiement si leurs autorisations le permettent, mais ils ne peuvent pas approuver eux-mêmes les paiements.
Comment activer l’approbation à double signature
💡 Seul le propriétaire peut activer l’approbation à deux signatures.
Pour activer l’approbation à double signature :
1. Depuis le tableau de bord principal, cliquez sur le nom de votre entreprise dans le coin supérieur droit, puis accédez à Paramètres.
2. Ouvrez Processus d’approbation.
3. Activez Approbation à deux signatures.
Dès que la fonctionnalité est activée, tous les nouveaux paiements sortants suivront le processus d’approbation à deux signatures.
💡 Les paiements créés avant l’activation de la fonctionnalité ne sont pas affectés et continueront à suivre les règles d’approbation en vigueur lors de leur création.
Créer un paiement
Le processus varie légèrement selon les autorisations de la personne qui crée le virement.
Lorsque le créateur dispose de droits d’approbation (Manager et Propriétaire)
Si vous êtes Propriétaire ou Manager avec l’autorisation d’approuver les virements, vous pouvez créer un paiement et l’approuver en même temps.
Après avoir vérifié les détails du paiement et confirmé le virement, votre confirmation constitue la première approbation requise.
Le paiement restera ensuite en attente d’un second approbateur éligible avant de pouvoir être traité. La page des détails du paiement indiquera combien des deux approbations requises ont déjà été recueillies.
Le second approbateur devra ouvrir le paiement et cliquer sur « Payer».
Lorsque le créateur ne dispose pas de droits d’approbation
Si vous créez un paiement mais n’avez pas l’autorisation d’approuver les virements, vous pouvez soumettre le paiement pour validation en sélectionnant Envoyer pour approbation.
Le paiement sera alors partagé avec les approbateurs éligibles, qui recevront une notification indiquant qu’un paiement est en attente de leur validation.
À ce stade, aucune approbation n’a encore été recueillie et le paiement reste en attente jusqu’à ce qu’un approbateur éligible l’examine.
Approuver un paiement
Lorsqu’un paiement nécessite votre approbation, vous recevrez une notification et pourrez ouvrir le paiement.
Avant d’approuver un paiement, vous pouvez vérifier :
Le montant du virement
Les informations du bénéficiaire
La référence du paiement
Les documents joints
Pour approuver le paiement :
1. Ouvrez les détails du paiement.
2. Vérifiez attentivement les informations.
3. Sélectionnez Approuver.
4. Confirmez l’action dans l’application mobile Finom.
Une fois la première approbation recueillie, le paiement reste en attente jusqu’à réception de la seconde approbation.
Après la seconde approbation, Finom lance automatiquement le traitement du paiement.
Suivre l’avancement des approbations
Chaque paiement dispose d’un historique d’approbation dédié indiquant son parcours dans le processus de validation.
Vous pouvez voir :
Qui a créé le paiement
Qui l’a approuvé
Quand les approbations ont été recueillies
Si le paiement a été modifié
Si le paiement a été refusé
Cela crée une piste d’audit complète et permet à toutes les personnes concernées de comprendre instantanément le statut actuel du paiement.
La page des détails du paiement indique également combien d’approbations ont déjà été recueillies et combien sont encore nécessaires avant l’exécution du paiement.
Modifier un paiement après approbation
Les paiements peuvent toujours être modifiés tant qu’ils sont en attente d’approbation.
Comme les approbateurs doivent toujours examiner la version la plus récente du paiement, toute modification effectuée après la collecte d’approbations redémarrera le processus d’approbation.
Si un paiement est modifié :
Les approbations déjà recueillies sont supprimées
Le compteur d’approbations est réinitialisé
Le paiement doit être approuvé à nouveau avant d’être traité
Cela garantit qu’aucun paiement ne peut être modifié après approbation sans être réexaminé.
Refuser un paiement
Si un approbateur éligible estime qu’un paiement ne doit pas être exécuté, il peut le refuser directement depuis la page des détails du paiement.
Un paiement refusé passe immédiatement au statut Refusé et n’est pas traité.
L’historique du paiement enregistre qui a refusé le paiement et quand la décision a été prise, garantissant une transparence totale pour toutes les personnes impliquées dans le processus d’approbation.
Paiements programmés et récurrents
L’approbation à double signature s’applique également aux virements programmés et récurrents.
Ces paiements doivent recevoir toutes les approbations requises avant de pouvoir être exécutés.
Une fois toutes les approbations recueillies, le paiement sera traité conformément à la date et à la fréquence programmées.
Points importants à retenir
L’approbation à double signature s’applique uniquement aux paiements créés après l’activation de la fonctionnalité.
Les paiements existants continuent à suivre les règles d’approbation en vigueur lors de leur création.
Si un paiement est modifié après approbation, toutes les approbations précédemment recueillies sont supprimées et le processus recommence.
Seuls les Propriétaires et managers vérifiés disposant des autorisations d’approbation des virements peuvent approuver des paiements.
Si votre entreprise ne dispose pas d’un nombre suffisant d’approbateurs éligibles pour satisfaire aux exigences d’approbation, les paiements resteront en attente jusqu’à ce que le processus soit complété.
L’approbation à double signature n'est pas incluse dans tous les abonnements.Si vous ne voyez pas cette option dans vos paramètres, vous devrez peut-être passer à une formule supérieure.