L'approvazione a doppia firma aggiunge un ulteriore livello di sicurezza ai Suoi pagamenti in uscita, richiedendo che due membri autorizzati del team approvino un pagamento prima che possa essere eseguito.
Questo aiuta a proteggere la Sua azienda da transazioni non autorizzate e fornisce una chiara cronologia delle approvazioni per ogni pagamento.
Chi può utilizzare questa funzionalità?
Solo il Proprietario dell'azienda può attivare o disattivare l'approvazione a doppia firma per l'azienda.
💡 L'approvazione a doppia firma è disponibile nei piani Smart e superiori. I piani Solo e Basic non includono questa funzionalità.
Per approvare i pagamenti, un membro del team deve:
Avere il ruolo di Proprietario o Manager
Disporre dell'autorizzazione per inviare e approvare bonifici
Aver completato la verifica dell'identità
Dipendenti e Assistenti possono comunque creare richieste di pagamento, se le loro autorizzazioni lo consentono, ma non possono approvare autonomamente i pagamenti.
Come attivare l'approvazione a doppia firma
💡 Solo il Proprietario può attivare l'approvazione con due firme.
Per attivare l'approvazione a doppia firma:
1. Dalla dashboard principale, faccia clic sul nome della Sua azienda nell'angolo in alto a destra e acceda a Impostazioni.
2. Apra la sezione Procedura di approvazione.
3. Attivi Abilita l’approvazione con due firme.
Non appena la funzionalità viene attivata, tutti i nuovi pagamenti in uscita seguiranno il processo di approvazione a doppia firma.
💡 I pagamenti creati prima dell'attivazione della funzionalità non sono interessati e continueranno a seguire le regole di approvazione applicabili al momento della loro creazione.
Creare un pagamento
Il flusso del pagamento varia leggermente in base alle autorizzazioni della persona che crea il bonifico.
Quando il creatore dispone dei diritti di approvazione (Manager e Proprietario)
Se Lei è un Proprietario o un Manager con l'autorizzazione ad approvare i bonifici, può creare un pagamento e approvarlo contemporaneamente.
Dopo aver verificato i dettagli del pagamento e confermato il bonifico, la Sua conferma diventa la prima approvazione richiesta.
Il pagamento rimarrà quindi in attesa di una seconda approvazione da parte di un approvatore idoneo prima di poter essere elaborato.
La pagina dei dettagli del pagamento mostrerà quante delle due approvazioni richieste sono già state raccolte.
Il secondo approvatore dovrà aprire il pagamento e fare clic su «Paga ora».
Quando il creatore non dispone dei diritti di approvazione
Se sta creando un pagamento ma non dispone dell'autorizzazione per approvare bonifici, può inviare il pagamento per la revisione selezionando Invia per approvazione.
Il pagamento verrà quindi condiviso con gli approvatori idonei, che riceveranno una notifica che indica che un pagamento è in attesa della loro revisione.
In questa fase non è stata ancora raccolta alcuna approvazione e il pagamento rimane in sospeso fino a quando non verrà esaminato da un approvatore idoneo.
Approvare un pagamento
Quando un pagamento richiede la Sua approvazione, riceverà una notifica e potrà aprire il pagamento.
Prima di approvare un pagamento, può verificare:
L'importo del bonifico
Le informazioni del beneficiario
Il riferimento del pagamento
Eventuali documenti allegati
Per approvare il pagamento:
1. Apra i dettagli del pagamento.
2. Verifichi attentamente le informazioni.
3. Selezioni Approva.
4. Confermi l'azione nell'app mobile Finom.
Una volta raccolta la prima approvazione, il pagamento rimane in sospeso fino a quando non viene ricevuta la seconda approvazione.
Dopo il completamento della seconda approvazione, Finom procede automaticamente con l'elaborazione del pagamento.
Monitorare lo stato delle approvazioni
Ogni pagamento include una cronologia dedicata delle approvazioni che mostra come il pagamento è avanzato nel processo di approvazione.
Può vedere:
Chi ha creato il pagamento
Chi lo ha approvato
Quando sono state raccolte le approvazioni
Se il pagamento è stato modificato
Se il pagamento è stato rifiutato
Questo crea una cronologia di controllo completa e consente a tutte le persone coinvolte di comprendere immediatamente lo stato attuale del pagamento.
La pagina dei dettagli del pagamento mostra inoltre quante approvazioni sono già state raccolte e quante sono ancora necessarie prima che il pagamento possa essere inviato.
Modificare un pagamento dopo l'approvazione
I pagamenti possono ancora essere modificati mentre sono in attesa di approvazione.
Poiché gli approvatori devono sempre esaminare la versione più recente di un pagamento, qualsiasi modifica effettuata dopo che sono state raccolte delle approvazioni riavvierà il processo di approvazione.
Se un pagamento viene modificato:
Le approvazioni raccolte in precedenza vengono rimosse
Il contatore delle approvazioni viene azzerato
Il pagamento deve essere approvato nuovamente prima di poter essere elaborato
Questo garantisce che nessun pagamento possa essere modificato dopo l'approvazione senza essere nuovamente verificato.
Rifiutare un pagamento
Se un approvatore idoneo decide che un pagamento non deve essere elaborato, può rifiutarlo direttamente dalla pagina dei dettagli del pagamento.
Un pagamento rifiutato viene immediatamente spostato nello stato Rifiutato e non viene elaborato.
La cronologia del pagamento registra chi ha rifiutato il pagamento e quando è stata presa la decisione, garantendo la massima trasparenza per tutte le persone coinvolte nel processo di approvazione.
Pagamenti programmati e ricorrenti
L'approvazione a doppia firma si applica anche ai bonifici programmati e ricorrenti.
Questi pagamenti devono ricevere tutte le approvazioni richieste prima di poter essere eseguiti.
Una volta raccolte tutte le approvazioni necessarie, il pagamento verrà elaborato in base alla data programmata e alla frequenza impostata.
Aspetti importanti da ricordare
L'approvazione a doppia firma si applica solo ai pagamenti creati dopo l'attivazione della funzionalità.
I pagamenti esistenti continuano a seguire le regole di approvazione in vigore al momento della loro creazione.
Se un pagamento viene modificato dopo l'approvazione, tutte le approvazioni raccolte in precedenza vengono rimosse e il processo di approvazione ricomincia.
Solo Proprietari e Manager verificati con autorizzazioni per l'approvazione dei bonifici possono approvare i pagamenti.
Se la Sua azienda non dispone di un numero sufficiente di approvatori idonei per soddisfare i requisiti di approvazione, i pagamenti rimarranno in sospeso fino al completamento del processo.
A seconda del Suo piano di abbonamento, l'approvazione a doppia firma potrebbe non essere disponibile. Se non visualizza questa opzione nelle impostazioni, potrebbe essere necessario passare a un piano superiore.