Goedkeuring met twee handtekeningen voegt een extra beveiligingslaag toe aan uw uitgaande betalingen doordat twee bevoegde teamleden een betaling moeten goedkeuren voordat deze kan worden uitgevoerd.
Dit helpt uw bedrijf te beschermen tegen ongeautoriseerde transacties en zorgt voor een duidelijke goedkeuringshistorie voor elke betaling.
Wie kan deze functie gebruiken?
Alleen de eigenaar van het bedrijf kan goedkeuring met twee handtekeningen voor het bedrijf inschakelen of uitschakelen.
💡 Goedkeuring met twee handtekeningen is beschikbaar in het Smart-abonnement en hogere abonnementen. De Solo- en Basic-abonnementen bevatten deze functie niet.
Om betalingen goed te keuren, moet een teamlid:
De rol Eigenaar of Manager hebben
Toestemming hebben om overschrijvingen te verzenden en goed te keuren
De identiteitsverificatie hebben voltooid
Medewerkers en Assistenten kunnen nog steeds betalingsverzoeken aanmaken als hun rechten dit toestaan, maar zij kunnen zelf geen betalingen goedkeuren.
Hoe schakelt u goedkeuring met twee handtekeningen in?
💡 Alleen de eigenaar kan goedkeuring met twee handtekeningen inschakelen.
Om deze functie in te schakelen:
1. Klik in het hoofddashboard rechtsboven op de naam van uw bedrijf en ga vervolgens naar Instellingen.
2. Open Goedkeuringsproces.
3. Schakel Goedkeuring met twee handtekeningen inschakelen in.
Zodra de functie is geactiveerd, volgen alle nieuw aangemaakte uitgaande betalingen het proces voor goedkeuring met twee handtekeningen.
💡 Betalingen die zijn aangemaakt voordat de functie werd geactiveerd, worden niet beïnvloed en blijven de goedkeuringsregels volgen die van toepassing waren op het moment van aanmaken.
Een betaling aanmaken
De betalingsstroom verschilt enigszins afhankelijk van de rechten van de persoon die de overschrijving aanmaakt.
Wanneer de maker goedkeuringsrechten heeft (Manager en Eigenaar)
Als u een Eigenaar of Manager bent met toestemming om overschrijvingen goed te keuren, kunt u een betaling aanmaken en tegelijkertijd goedkeuren.
Nadat u de betalingsgegevens hebt gecontroleerd en de overschrijving hebt bevestigd, geldt uw bevestiging als de eerste vereiste goedkeuring.
De betaling wacht vervolgens op een tweede goedkeuring van een bevoegde manager of van de eigenaar voordat deze kan worden verwerkt.
Op de pagina met betalingsdetails wordt weergegeven hoeveel van de twee vereiste goedkeuringen al zijn verzameld.
De tweede goedkeurder moet de betaling openen en op ‘Nu betalen’ klikken.
Wanneer de maker geen goedkeuringsrechten heeft
Als u een betaling aanmaakt maar geen toestemming hebt om overschrijvingen goed te keuren, kunt u de betaling ter beoordeling indienen door Voor goedkeuring verzenden te selecteren.
De betaling wordt vervolgens gedeeld met bevoegde goedkeurders, die een melding ontvangen dat er een betaling wacht op hun beoordeling.
In deze fase zijn er nog geen goedkeuringen verzameld en blijft de betaling in behandeling totdat een bevoegde goedkeurder deze beoordeelt.
Een betaling goedkeuren
Wanneer een betaling uw goedkeuring vereist, ontvangt u een melding en kunt u de betaling openen.
Voordat u een betaling goedkeurt, kunt u het volgende controleren:
Het bedrag van de overschrijving
Gegevens van de begunstigde
De betalingsreferentie
Eventuele bijgevoegde documenten
Om de betaling goed te keuren:
1. Open de betalingsdetails.
2. Controleer de informatie zorgvuldig.
3. Selecteer Toestaan.
4. Bevestig de actie in de Finom-app.
Zodra de eerste goedkeuring is ontvangen, blijft de betaling in behandeling totdat ook de tweede goedkeuring is ontvangen.
Na de tweede goedkeuring verwerkt Finom de betaling automatisch.
De voortgang van goedkeuringen volgen
Elke betaling bevat een aparte goedkeuringshistorie die laat zien hoe de betaling door het goedkeuringsproces is gegaan.
U kunt zien:
Wie de betaling heeft aangemaakt
Wie deze heeft goedgekeurd
Wanneer goedkeuringen zijn gegeven
Of de betaling is gewijzigd
Of de betaling is afgewezen
Dit creëert een volledig controlespoor en stelt alle betrokkenen in staat om in één oogopslag de huidige status van een betaling te begrijpen.
Op de pagina met betalingsdetails wordt ook weergegeven hoeveel goedkeuringen al zijn verzameld en hoeveel er nog nodig zijn voordat de betaling kan worden uitgevoerd.
Een betaling wijzigen na goedkeuring
Betalingen kunnen nog steeds worden gewijzigd terwijl zij wachten op goedkeuring.
Omdat goedkeurders altijd de meest recente versie van een betaling moeten beoordelen, zal elke wijziging nadat goedkeuringen zijn verzameld het goedkeuringsproces opnieuw starten.
Als een betaling wordt gewijzigd:
Worden eerder verzamelde goedkeuringen verwijderd
Wordt de goedkeuring teller gereset
Moet de betaling opnieuw worden goedgekeurd voordat deze kan worden verwerkt
Dit zorgt ervoor dat geen enkele betaling na goedkeuring kan worden gewijzigd zonder opnieuw te worden beoordeeld.
Een betaling afwijzen
Als een bevoegde goedkeurder besluit dat een betaling niet moet worden verwerkt, kan deze de betaling rechtstreeks vanaf de pagina met betalingsdetails afwijzen.
Een afgewezen betaling krijgt onmiddellijk de status Afgewezen en wordt niet verwerkt.
De betalingshistorie registreert wie de betaling heeft afgewezen en wanneer deze beslissing is genomen, wat volledige transparantie biedt voor iedereen die betrokken is bij het goedkeuringsproces.
Geplande en terugkerende betalingen
Goedkeuring met twee handtekeningen is ook van toepassing op geplande en terugkerende overschrijvingen.
Deze betalingen moeten alle vereiste goedkeuringen ontvangen voordat zij kunnen worden uitgevoerd.
Zodra alle vereiste goedkeuringen zijn verzameld, wordt de betaling verwerkt volgens de geplande datum en frequentie.
Belangrijke aandachtspunten
Goedkeuring met twee handtekeningen is alleen van toepassing op betalingen die zijn aangemaakt nadat de functie is geactiveerd.
Bestaande betalingen blijven de goedkeuringsregels volgen die van kracht waren toen zij werden aangemaakt.
Als een betaling na goedkeuring wordt gewijzigd, worden alle eerder verzamelde goedkeuringen verwijderd en begint het goedkeuringsproces opnieuw.
Alleen geverifieerde Eigenaren en Managers met rechten om overschrijvingen goed te keuren, kunnen betalingen goedkeuren.
Als uw bedrijf niet genoeg bevoegde goedkeurders heeft om aan de goedkeuringsvereisten te voldoen, blijven betalingen in behandeling totdat het proces kan worden afgerond.
Afhankelijk van uw abonnement is goedkeuring met twee handtekeningen mogelijk niet beschikbaar. Als u deze optie niet in uw instellingen ziet, moet u mogelijk upgraden naar een hoger abonnement.