Obsługa płatności wymagających dwóch zatwierdzeń

Wdrożenie mechanizmu dwóch sygnatariuszy zwiększa bezpieczeństwo Twoich finansów poprzez wymóg autoryzacji każdego przelewu wychodzącego przez dwie uprawnione osoby.

Zalety tego rozwiązania:

Możliwość aktywacji lub dezaktywacji zatwierdzania dwuosobowego w organizacji przysługuje wyłącznie Właścicielowi firmy.

💡 Rozwiązanie to zostało przewidziane dla użytkowników korzystających z planu Smart oraz pakietów wyższych; plany Solo i Basic nie obsługują tej funkcjonalności.

Wymogi dla osób zatwierdzających płatności:

Osoby z rolą Pracownika lub Asystenta zachowują możliwość przygotowywania wniosków o płatność (zgodnie z ich uprawnieniami), jednak nie posiadają kompetencji do ich samodzielnego zatwierdzania.

💡 Tylko Właściciel może włączyć zatwierdzanie dwuosobowe.

Aby włączyć tę funkcję:

1. W głównym panelu kliknij nazwę firmy w prawym górnym rogu, a następnie przejdź do Ustawień.

2. Otwórz sekcję Proces zatwierdzania.

3. Włącz opcję Włącz zatwierdzanie dwuosobowe.

Po aktywacji funkcji wszystkie nowo utworzone płatności wychodzące będą podlegały procesowi zatwierdzania dwuosobowego.

💡 Płatności utworzone przed włączeniem tej funkcji nie zostaną objęte nowymi zasadami i będą nadal podlegały regułom zatwierdzania obowiązującym w momencie ich utworzenia.

Sposób, w jaki przebiega proces płatności, jest uwarunkowany zakresem kompetencji użytkownika zlecającego przelew.

Użytkownicy z uprawnieniami Właściciela lub Managera mają możliwość jednoczesnego zlecenia oraz autoryzacji przelewu.

Gdy sprawdzisz dane przelewu i dokonasz jego zatwierdzenia, czynność ta zostanie zarejestrowana jako pierwsza z wymaganych autoryzacji.

Przed realizacją płatności wymagane jest uzyskanie drugiego zatwierdzenia od uprawnionej do tego osoby.

Aktualny postęp oraz informację o tym, ile z dwóch wymaganych zatwierdzeń zostało już złożonych, można sprawdzić bezpośrednio w widoku szczegółów danej operacji.

Na stronie szczegółów płatności będzie widoczna informacja, ile z dwóch wymaganych zatwierdzeń zostało już zebranych.

Drugi zatwierdzający musi otworzyć płatność i kliknąć „Zapłać teraz”.

W sytuacji, gdy zlecasz płatność, nie posiadając uprawnień do jej autoryzacji, należy skorzystać z funkcji Wyślij do zatwierdzenia. Dzięki temu żądanie przelewu zostanie skierowane do użytkowników, którzy w ramach przypisanej im roli posiadają wymagane uprawnienia.

Płatność zostanie udostępniona uprawnionym zatwierdzającym, którzy otrzymają powiadomienie o oczekującej płatności wymagającej ich weryfikacji.

W tym momencie żadna zgoda nie została jeszcze zarejestrowana. Transakcja zachowa status oczekującej do czasu, aż osoba z odpowiednimi uprawnieniami dokona jej weryfikacji.

W momencie, gdy przelew będzie oczekiwał na Twoją akceptację, zostanie wysłane stosowne powiadomienie umożliwiające przejście do szczegółów transakcji.

Przed sfinalizowaniem operacji masz możliwość zweryfikowania następujących elementów:

Procedura zatwierdzania płatności przebiega w następujących krokach:

1. Należy wyświetlić szczegółowe informacje o płatności.

2. Trzeba dokonać uważnej weryfikacji wprowadzonych danych.

3. Następnie należy kliknąć przycisk Zatwierdź.

4. Autoryzuj operację, korzystając z aplikacji mobilnej Finom.

Transakcja będzie miała status oczekujący po uzyskaniu pierwszej zgody, aż do czasu zarejestrowania drugiego wymaganego zatwierdzenia.

Gdy tylko wpłynie druga autoryzacja, system Finom samoczynnie przystąpi do procesowania płatności.

Każda płatność zawiera dedykowaną historię zatwierdzeń, pokazującą przebieg procesu zatwierdzania.

Dzięki tej historii, możesz sprawdzić:

Gwarantuje to kompletną historię audytu, ułatwiając wszystkim uczestnikom procesu błyskawiczną weryfikację bieżącego etapu realizacji płatności.

Na stronie szczegółów płatności widoczna jest również liczba już uzyskanych zatwierdzeń oraz liczba zatwierdzeń, które są jeszcze wymagane przed wysłaniem płatności.

Płatności mogą być nadal edytowane podczas oczekiwania na zatwierdzenie.

Wszelkie modyfikacje wprowadzone w zatwierdzonych płatnościach spowodują automatyczne zresetowanie i ponowne uruchomienie procedury. Wynika to z konieczności zweryfikowania przez osoby zatwierdzające najbardziej aktualnej wersji danych przed sfinalizowaniem transakcji.

W przypadku edycji płatności:

Mechanizm ten gwarantuje, że każda modyfikacja dokonana w już zatwierdzonej płatności wymusza przeprowadzenie ponownej weryfikacji.

Jeżeli uprawniony zatwierdzający uzna, że płatność nie powinna zostać zrealizowana, może odrzucić ją bezpośrednio na stronie szczegółów płatności.

Odrzucona płatność natychmiast otrzyma status Odrzucona i nie zostanie zrealizowana.

W historii płatności będzie widoczna informacja o tym, kto odrzucił płatność oraz kiedy podjęto decyzję, zapewniając pełną przejrzystość dla wszystkich uczestników procesu zatwierdzania.

Wymóg autoryzacji przez dwóch sygnatariuszy obejmuje również przelewy zaplanowane oraz płatności okresowe. Aby takie operacje zostały zrealizowane, niezbędne jest uzyskanie kompletu wymaganych zatwierdzeń przed terminem ich wykonania.

Gdy system Finom zarejestruje komplet wymaganych zatwierdzeń, transakcja zostanie zrealizowana automatycznie, zachowując zdefiniowaną częstotliwość oraz ustalony harmonogram.

Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji zatwierdzania dwuosobowego, prosimy o zapoznanie się z poniższymi zasadami: