Grâce à notre fonctionnalité de collecte, vous pouvez transférer vos documents vers FINOM, notamment vos factures, les reçus envoyés par différents prestataires ou encore ceux que vous avez reçus de vos clients ou fournisseurs.
Vous pouvez transférer vos documents manuellement ou choisir de les recevoir directement dans FINOM, tout simplement via une adresse e-mail dédiée que nous avons créée pour vous.
Voici les types de documents que vous pouvez transférer :
PDF
DOC/DOCx
Images
Remarque : la taille du fichier ne doit pas dépasser 10 Mo.
Comment transférer vos documents par e-mail
Commencez par ouvrir la section « Factures » de votre tableau de bord.
Vous y trouverez une adresse e-mail dédiée créée spécialement pour vous afin de faciliter la collecte de vos documents.
Pour commencer à collecter vos documents, vos fournisseurs ou vous-même devrez ajouter cette adresse e-mail dédiée en copie ou en tant que destinataire de l’e-mail directement depuis votre boîte de réception. Vous pouvez ensuite l’envoyer comme un e-mail classique.
Une fois l’e-mail envoyé, un message contextuel s’affichera dans l’application pour vous informer que certains documents doivent être vérifiés. Pour démarrer la procédure de vérification des documents, cliquez sur la section « Collecte de documents » comme indiqué ci-dessous.
Comment transférer vos documents manuellement
Si vous souhaitez transférer votre document manuellement, plusieurs méthodes s’offrent à vous :
À partir du bouton « GO » en cliquant sur le bouton « Importer un document »
À partir de la section « Factures » en cliquant sur le bouton « Importer un document »
À partir de la section « Factures » en cliquant sur « Récupération de documents »
La page va alors s’ouvrir. Sur cette page, cliquez sur la case « Télécharger des fichiers ».
Une fenêtre s’ouvrira ensuite, vous permettant de choisir le fichier que vous souhaitez télécharger directement depuis votre appareil.
Comment vérifier le document
Que vous ayez importé le document manuellement ou par e-mail, vous allez être redirigé(e) vers la page ci-dessous, où vous pourrez consulter la liste des documents importés.
Tous les documents que vous avez importés sont traités par OCR (reconnaissance optique de caractères). Les documents reconnus se trouvent dans la section « Récupération de documents ».
Vous pouvez désactiver la reconnaissance dans la section « Récupération de documents » en cliquant sur le symbole des paramètres.
Si certaines données du document n’ont pas été reconnues, le statut « À examiner » sera attribué au document. Vous pouvez choisir de répéter la reconnaissance ou de vérifier le document manuellement.
Cliquez sur le document que vous souhaitez vérifier.
Vous serez alors redirigé(e) vers la page de vérification. Vous aurez ensuite la possibilité de modifier tous les détails de votre document si nécessaire.
Vous pouvez également choisir le type de document.
Si le document est une facture, vous pouvez choisir entre les factures entrantes et sortantes. Vous pouvez ensuite ajouter le numéro, la date d’émission/d’échéance, préciser le client, le montant ou ajouter une description.
Une fois tous les détails renseignés, cliquez sur le bouton rouge « Confirmer les détails » situé en haut à droite de l’écran.
S’il s’agit d’une facture que vous avez reçue, vous pouvez choisir de la payer immédiatement à l’aide du bouton « Payer maintenant » qui figure ci-dessous. Vous pouvez également utiliser la fonction « Ajouter un paiement » pour joindre le document à toute autre transaction.
Le document peut être téléchargé. Si vous souhaitez le supprimer ou le modifier, cliquez sur le bouton représentant trois points.
Tous les documents importés se trouvent sur votre tableau de bord.