Dzięki naszej funkcjonalności zbierania dokumentów mają Państwo możliwość przesyłania do FINOM wszelkich dokumentów, w tym faktur oraz potwierdzeń otrzymanych od różnorodnych dostawców lub klientów.
Dokumenty te mogą być przesyłane ręcznie lub mogą Państwo zdecydować się na ich bezpośrednie otrzymywanie w systemie FINOM, wykorzystując w tym celu dedykowany adres e-mail, który został dla Państwa utworzony.
Typy dokumentów, które można przesłać to:
PDF
DOC/DOCx
Obrazy
Uwaga: maksymalny rozmiar pliku powinien wynosić 10 MB
Jak przesyłać dokumenty przez e-mail
W pierwszej kolejności, prosimy o otwarcie sekcji „Faktury” na Państwa pulpicie nawigacyjnym.
Znajdą tam Państwo dedykowany adres e-mail, który został utworzony w celu usprawnienia procesu gromadzenia dokumentacji.
Aby zainicjować proces gromadzenia dokumentów, konieczne jest, aby Pani/Pan lub Pani/Pana dostawcy dodali ten dedykowany adres e-mail jako adresata (DW) lub jako głównego odbiorcę wiadomości e-mail. Wiadomość należy następnie wysłać w standardowy sposób.
Po wysłaniu wiadomości e-mail, w aplikacji pojawi się powiadomienie (wyskakujące okienko) informujące o dokumentach wymagających weryfikacji. Aby rozpocząć przeglądanie dokumentów, prosimy kliknąć w sekcję „Zbiór dokumentów”, zgodnie z ilustracją poniżej.
Jak przesyłać dokumenty ręcznie
Jeśli pragną Państwo przesłać dokument ręcznie, do wyboru mają Państwo kilka dostępnych metod:
Z poziomu przycisku „GO” klikając przycisk „Prześlij dokument”
Z poziomu sekcji „Faktury” klikając przycisk „Prześlij dokument”
Z poziomu sekcji „Faktury” klikając „Zbiór dokumentów”
Otworzy się nowa strona. Na tej stronie prosimy kliknąć w pole oznaczone jako „Prześlij pliki”
Następnie otworzy się okno, w którym będą mieli Państwo możliwość wyboru i przesłania pliku bezpośrednio z Państwa urządzenia.
Jak przeglądać dokument
Niezależnie od metody przesłania dokumentu – czy to ręcznie, czy za pośrednictwem wiadomości e-mail – zostaną Państwo przekierowani na poniższą stronę, na której można zweryfikować listę załączonej dokumentacji.
Wszystkie przesyłane dokumenty przechodzą przez OCR (optyczne rozpoznawanie znaków). Rozpoznane dokumenty można znaleźć w sekcji „Zbiór dokumentów”.
Mogą Państwo dezaktywować funkcję rozpoznawania w sekcji „Zbiór dokumentów”, klikając w ikonę ustawień.
Jeśli system nie był w stanie rozpoznać wszystkich danych zawartych w dokumencie, przypisany zostanie mu status „Do sprawdzenia”. W tej sytuacji mają Państwo możliwość ponownego uruchomienia rozpoznawania lub ręcznego zweryfikowania dokumentu.
Prosimy kliknąć dokument, który chcą Państwo zweryfikować.
Zostaną wtedy Państwo przekierowani na stronę przeglądu. W tym miejscu mają Państwo możliwość edycji wszystkich szczegółów danego dokumentu.
Można także wybrać typ dokumentu.
Jeśli dany dokument stanowi fakturę, mogą Państwo wybrać, czy jest to faktura przychodząca, czy wychodząca. Następnie możliwe jest dodanie numeru, daty wystawienia/płatności, określenie klienta, wprowadzenie kwoty oraz dodanie opisu.
Po wypełnieniu wszystkich szczegółów proszę kliknąć czerwony przycisk „Potwierdź szczegóły” w prawym górnym rogu ekranu.
Jeśli jest to faktura przychodząca, mogą Państwo wybrać opcję natychmiastowej realizacji płatności, korzystając z przycisku „Zapłać teraz” (widocznego poniżej). Alternatywnie, mogą Państwo użyć funkcji „Powiąż płatność”, aby powiązać ten dokument z dowolną inną istniejącą transakcją.
Dokument może zostać pobrany. Jeśli pragną Państwo go usunąć lub edytować, prosimy kliknąć przycisk oznaczony symbolem trzech kropek.
