Dieser Artikel erklärt, wie Nutzer und Buchhalter in Finom bei Buchhaltungsunterlagen zusammenarbeiten — einschließlich der Einladung eines Buchhalters, der Überprüfung von Unterlagen und der Interaktion beider Seiten während des Prüfprozesses.
Die Plattform enthält eine spezielle Funktion, die die Zusammenarbeit zwischen Nutzern und Buchhaltern bei Buchhaltungsunterlagen ermöglicht.
Für Kontoinhaber
Schritt 1: Einen Buchhalter zu Ihrem Team einladen
Um die Zusammenarbeit zu ermöglichen, müssen Sie einen Buchhalter zu Ihrem Team hinzufügen:
Gehen Sie zu den Team-Einstellungen
Klicken Sie auf Mitglied einladen
Wählen Sie die Rolle Buchhalter
Klicken Sie auf Weiter, um die Einladung zu senden
Wenn Ihr Abonnementplan das Hinzufügen eines Buchhalters erlaubt, wird dieser erfolgreich hinzugefügt und erhält Zugriff auf Ihren Accounting-Bereich und die Buchhaltungsunterlagen.
Schritt 2: Überprüfung der Unterlagen
Sobald Ihr Buchhalter Ihre Unterlagen überprüft:
Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung
Gehen Sie zu Accounting → Buchhaltungsunterlagen, um die Ergebnisse anzusehen
Sie sehen, welche Unterlagen:
Genehmigt wurden — alles ist korrekt und verifiziert
Abgelehnt wurden — es sind weitere Maßnahmen erforderlich
Wenn eine Unterlage genehmigt wird
Wenn eine Unterlage genehmigt wird:
Bedeutet dies, dass der Buchhalter bestätigt hat, dass die Unterlage korrekt und vollständig ist
Sie können die Unterlage verifizieren (falls noch nicht verifiziert). Verifizierte Unterlagen werden auf der Berichtsseite zugeordnet.
Wenn eine Unterlage abgelehnt wird
Wenn eine Unterlage abgelehnt wird:
Öffnen Sie die Unterlage
Überprüfen Sie den Ablehnungsgrund oder den Kommentar Ihres Buchhalters
Aktualisieren Sie die Unterlage (z. B. ein Dokument hochladen oder Informationen korrigieren)
Optional können Sie eine Notiz hinzufügen (z. B. bestätigen, dass das Problem behoben wurde). Der Status der Unterlage wird auf „Nicht überprüft“ geändert.
Speichern Sie die Änderungen
Abgelehnte Unterlagen erscheinen in Ihrem Bereich Abgelehnt.
Was passiert, nachdem Sie eine Unterlage bearbeiten
Jede Änderung setzt den Status der Unterlage auf Nicht überprüft zurück
Dies zeigt an, dass die Unterlage eine neue Überprüfung durch den Buchhalter erfordert
Nach den Änderungen:
Speichern Sie die Unterlage
Die Unterlage muss erneut von Ihrem Buchhalter überprüft werden
Seien Sie vorsichtig beim Bearbeiten von Unterlagen, da die Änderung den Status auf „Nicht überprüft“ setzt. Wenn Sie sich Ihrer Änderungen sicher sind, müssen Sie die Unterlage nicht erneut zur Überprüfung senden.
Für Buchhalter
Schritt 1: Zugriff auf die Unterlagen eines Kunden
Um auf die Buchhaltungsdaten eines Kunden zuzugreifen, müssen Sie zunächst als Buchhalter eingeladen werden.
Nach der Einladung melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an:
Sie können auf das Unternehmen und den Accounting-Bereich zugreifen
Sie können die Buchhaltungsunterlagen Ihres Kunden im Accounting-Bereich öffnen
Schritt 2: Überprüfung der Buchhaltungsunterlagen
Gehen Sie zu Accounting → Buchhaltungsunterlagen
Öffnen Sie einzelne Unterlagen über Ihr Dashboard
Überprüfen Sie sorgfältig die vom Nutzer bereitgestellten Details
Eine Unterlage genehmigen
Wenn die Unterlage korrekt und vollständig ist:
Klicken Sie auf Genehmigen
Die Unterlage wird als Genehmigt markiert
Dies zeigt an, dass die Unterlage verifiziert ist und entsprechend behandelt werden kann.
Eine Unterlage ablehnen und einen Grund angeben
Wenn die Unterlage unvollständig oder fehlerhaft ist:
Klicken Sie auf Ablehnen
Wählen Sie einen der vordefinierten Ablehnungsgründe oder geben Sie eine eigene Notiz ein (z. B. „Bitte laden Sie das unterstützende Dokument hoch“)
Klicken Sie auf Speichern
Für den Nutzer:
Die Unterlage erscheint im Bereich Abgelehnt
Unterlagen bearbeiten und Ihre Eingaben aktualisieren
Als Buchhalter:
Sie können die Unterlage bearbeiten
Sie können Ihre Eingaben jederzeit aktualisieren, auch nach einer ersten Entscheidung
Status einer Unterlage nach einer Entscheidung ändern
Sie können den Status einer Unterlage jederzeit ändern:
Genehmigt → Abgelehnt, wenn Sie später ein Problem feststellen
Abgelehnt → Genehmigt, wenn das Problem behoben wurde
Schritt 3. Nachdem der Nutzer eine Unterlage aktualisiert
Wenn ein Nutzer etwas an einer Unterlage ändert, wird ihr Status automatisch auf Nicht überprüft gesetzt
Dies bedeutet, dass die Unterlage eine neue Überprüfung durch Sie erfordert.