Dank unserer Sammelfunktion können Sie Ihre Dokumente jetzt bei FINOM hochladen, unter anderem Rechnungen, Belege von verschiedenen Anbietern oder solche, die Sie von Ihren Kunden oder Lieferanten erhalten haben.
Sie können Ihre Dokumente manuell hochladen oder direkt in FINOM empfangen, indem Sie einfach die E-Mail-Adresse verwenden, die wir speziell für Sie eingerichtet haben.
Sie können folgende Dokumenttypen hochladen:
PDFs
DOC/DOCx
Bilder
Achtung: Die maximale Dateigröße darf 10 MB nicht überschreiten.
So laden Sie Ihre Dokumente per E-Mail hoch
Öffnen Sie zunächst den Bereich „Rechnungen” in Ihrem Dashboard.
Dort finden Sie eine E-Mail-Adresse, die wir speziell für Sie eingerichtet haben, damit Sie Ihre Dokumente einfacher empfangen können.
Um mit dem Empfangen Ihrer Dokumente zu starten, müssen Sie oder Ihre Lieferanten diese E-Mail-Adresse entweder in CC oder als Empfänger der E-Mail direkt aus Ihrem Posteingang hinzufügen. Anschließend senden Sie das Dokument dann wie eine normale E-Mail.
Sobald die E-Mail gesendet wurde, erscheint eine Pop-up-Meldung der App, die Sie darauf hinweist, dass einige Dokumente überprüft werden müssen. Um mit der Überprüfung der Dokumente zu starten, klicken Sie auf den Bereich „Dokumentensammlung“, wie unten gezeigt.
So laden Sie Ihre Dokumente manuell hoch
Wenn Sie Ihr Dokument manuell hochladen möchten, gibt es mehrere Möglichkeiten:
Über den Button „GO“, durch Klicken auf den Button „Dokument hochladen“
Über den Bereich „Rechnungen“, indem Sie auf den Button „Dokument hochladen“ klicken
Über den Bereich „Rechnungen“, indem Sie auf „Dokumentensammlung“ klicken
Die Seite wird geöffnet. Auf dieser Seite klicken Sie auf „Dateien hochladen“.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Datei, die Sie hochladen möchten, direkt von Ihrem Endgerät auswählen können.
So überprüfen Sie das Dokument
Sie werden unabhängig davon, ob Sie das Dokument manuell oder per E-Mail hochgeladen haben, auf die nachfolgende Seite weitergeleitet, wo Sie die Liste der hochgeladenen Dokumente überprüfen können.
Alle von Ihnen hochgeladenen Dokumente werden einer OCR (optischen Zeichenerkennung) unterzogen. Die erkannten Dokumente finden Sie im Bereich „Dokumentensammlung“.
Sie können die Erkennung im Bereich „Dokumentensammlung“ deaktivieren, indem Sie auf das Einstellungssymbol klicken.
Werden einige Daten im Dokument nicht erkannt, erhält das Dokument den Status „Zu überprüfen“. Sie können entweder die Erkennung (OCR) wiederholen oder das Dokument manuell überprüfen.
Klicken Sie auf das Dokument, das Sie überprüfen möchten.
Anschließend werden Sie zur Überprüfungsseite weitergeleitet. Hier können Sie bei Bedarf alle Details Ihres Dokuments bearbeiten.
Sie können außerdem den Dokumenttyp auswählen.
Wenn es sich um eine Rechnung handelt, können Sie zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnung wählen. Danach können Sie die Rechnungsnummer, das Ausstellungs-/Fälligkeitsdatum, den Kunden und den Betrag angeben oder eine Beschreibung hinzufügen.
Wenn Sie alle Details eingegeben haben, klicken Sie auf den roten Button „Angaben bestätigen” oben rechts auf dem Bildschirm.
Wenn es sich um eine Rechnung handelt, die Sie erhalten haben, können Sie diese sofort bezahlen, indem Sie unten auf den Button „Jetzt bezahlen“ klicken. Sie können auch die Funktion „Zahlung verknüpfen“ verwenden, um das Dokument an eine andere Transaktion anzuhängen.
Das Dokument kann heruntergeladen werden. Wenn Sie es löschen oder bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten.
Alle hochgeladenen Dokumente finden Sie in Ihrem Dashboard.