Dieser Artikel beschreibt, wie die Umsatzsteuer (USt) berechnet wird, wenn Du Rechnungen mit Finom erstellst.
Zunächst erhältst jedoch ein paar allgemeine Informationen zur Umsatzsteuer, die jede:r Unternehmer:in in Europa unbedingt wissen muss, um die nationalen Rechtsvorschriften befolgen und unser Fakturierungssystem zur Vereinfachung dieses Prozesses nutzen zu können.
Was ist die Umsatzsteuer (USt)?
Die Grundlagen
Umsatzsteuersätze: Die Umsatzsteuersätze variieren von Land zu Land, liegen aber in der Regel zwischen 17% und 27%. Für einige Produkte und Dienstleistungen können ermäßigte oder Nullsteuersätze gelten.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Sobald Deine Umsatzerlöse einen bestimmten Schwellenwert übersteigen (der von Land zu Land unterschiedlich ist), musst Du die Umsatzsteuer anmelden. Das bedeutet, dass Du auf Deine Verkäufe Umsatzsteuer berechnen und Umsatzsteuererklärungen bei den zuständigen Finanzbehörden einreichen musst.
Rechnungen - gesonderter Umsatzsteuerausweis: Wenn Du Waren oder Dienstleistungen verkaufst, musst Du Deinen Kunden eine Rechnung ausstellen, auf der der Umsatzsteuersatz, der Nettobetrag (vor Umsatzsteuer) und der Bruttobetrag (nach Umsatzsteuer) gesondert ausgewiesen sind.
Rechtskonformität: Wichtige Überlegungen
Umsatzsteuer korrekt ausweisen: Wende immer den richtigen Umsatzsteuersatz auf Deine Lieferungen an.
Ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen: Achte darauf, dass auf Deinen Rechnungen alle notwendigen Informationen enthalten sind, z.B. Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine genaue Aufschlüsselung des Rechnungsbetrages nach Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttobetrag.
Rechtzeitige Abgabe der Umsatzsteuererklärung: Trage die gesamte von Dir vereinnahmte Umsatzsteuer ein und die Umsatzsteuer, die Du für Deine Geschäftsausgaben zurückfordern kannst.
So nutzt Du unsere Fakturierungsfunktion zur Umsatzsteuerberechnung
Unsere Fakturierungsfunktion macht die Berechnung der Umsatzsteuer ganz einfach unabhängig davon, ob es sich um Inlandsumsätze oder um grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb Europas handelt. Hier erfährst Du, wie Du sie zur Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften und zur Optimierung Deines Fakturierungsprozesses einsetzen kannst.
Erstellen einer Rechnung mit Umsatzsteuerausweis
Beim Erstellen einer Rechnung kannst Du wählen, ob Du die Preise brutto (inkl. USt) oder netto (ohne USt) eingeben möchtest.
Hier sind einige Szenarien, die Dir bei Deiner Wahl helfen können:
Szenario 1: Preise ohne USt (netto)
Wann anwenden: Du hast mit Deinem Kunden einen Preis vor Umsatzsteuer vereinbart. Die Umsatzsteuer wird auf den vereinbarten Preis aufgeschlagen.
Beispiel: Du verkaufst ein Produkt für 100 € (netto) mit einem Umsatzsteuersatz von 20%. Das System berechnet den Gesamtbetrag wie folgt: 100 € (netto) + 20 € (USt) = 120 € (brutto).
Szenario 2: Preise inkl. USt (brutto)
Wann anwenden: Du hast Dich auf einen Preis verständigt, in dem die Umsatzsteuer bereits enthalten ist, z.B. wenn Du an Kunden verkaufst, denen der Endpreis wichtig ist.
Beispiel: Du verkaufst ein Produkt für 120 € (brutto) mit einem Umsatzsteuersatz von 20%. Das System berechnet den Nettobetrag und die Umsatzsteuer wie folgt: 120 € / 1,20 = 100 € (netto) + 20 € (Umsatzsteuer).
Wechseln zwischen Brutto- und Nettopreisen
Mit unserem Fakturierungstool kannst Du ganz einfach zwischen Preisen mit und ohne Umsatzsteuer wechseln:
Brutto → Netto: Der Eingangspreis bleibt derselbe, wird aber jetzt als Nettopreis behandelt. Das System errechnet den Bruttopreis neu, indem es die Umsatzsteuer hinzufügt (addiert).
Netto → Brutto: Der Eingangspreis bleibt derselbe, wird aber jetzt als Bruttopreis behandelt. Das System errechnet den Nettopreis neu, indem es die Umsatzsteuer abzieht (subtrahiert).
Praktische Beispiele: Wie Du die Umsatzsteuer mit unserem Fakturierungssystem berechnen kannst
Beispiel 1: Erstellen einer Rechnung mit Preisen inkl. Umsatzsteuer
Szenario: Du möchtest eine Rechnung für 5 Artikel zum Preis von je 10 € inkl. Umsatzsteuer erstellen.
Preisart auf „brutto“ setzen:
Im Preismenü „brutto“ auswählen.
Artikeldetails eingeben:
Stückzahl: 5
Preis: 10 € (brutto)
Umsatzsteuersatz: 20%
Berechnung des Systems:
Nettopreis: 50 / 1.20 = €41.67
Summe Umsatzsteuer: 50 - 41.67 = €8.33
Summe Rechnungsbetrag: €50.00 ( brutto)
Ergebnis: Auf Deiner Rechnung wird ein Bruttopreis in Höhe von 50 € ausgewiesen, der Nettopreis liegt bei 41,67 €, und die Umsatzsteuer beträgt 8,33 €.
Beispiel 2: Wechseln von netto auf brutto
Szenario: Du gibst zunächst einen Preis von 100 € als Nettopreis ein und entscheidest Dich später, auf den Bruttopreis umzustellen.
Eingangspreis angeben:
Artikelzahl: 1
Preis: 100 € (netto)
Umsatzsteuersatz: 18%
Nach „brutto“ wechseln:
Das System errechnet neu:
Bruttopreis: 100 € (netto) + 18 € (USt) = 118,00 €
Nettopreis: 118,00 € / 1,18 = 100,00 €
USt: 118,00 € - 100,00 € = 18,00 €
Ergebnis: Der Preis liegt auch nach der Umstellung bei 100 €, aber das System gibt ihn jetzt als Bruttopreis wieder und passt Umsatzsteuer und Nettopreis entsprechend an.
Beispiel 3: Rabatt gewähren
Szenario: Du bietest einen Rabatt von 10% auf einen Netto-Gesamtpreis von 240 € mit 18% Umsatzsteuer an.
Rabatt anwenden:
Ursprünglicher Nettopreis: 240 €
Rabatt: 240 € x 10% = 24 €
Ermäßigter Nettopreis: 240 € - 24 € = 216 €
Berechnung des Systems:
USt auf ermäßigten Preis: 216 € x 0,18 = 38,88 €
Summe Bruttopreis: 216 € + 38,88 € = 254,88 €
Ergebnis: Das System berechnet die Umsatzsteuer und den Bruttobetrag nach Anwendung des Rabatts neu.
Rechtskonformität mit der Umsatzsteuer sicherstellen
Ausstellen umsatzsteuerrechtlich konformer Rechnungen
Zur Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften müssen Deine Rechnungen folgende Pflichtangaben enthalten:
Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Deines Kunden (falls zutreffend)
Rechnungsdatum
Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Art und Umfang der erbrachten Dienstleistungen: Nettopreis, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttopreis inklusive
Summe des Nettobetrags, Summe der Umsatzsteuer und Summe des Bruttobetrags
Unser System füllt diese Felder auf Grundlage der von Dir eingegebenen Daten automatisch aus und stellt so sicher, dass Deine Rechnungen umsatzsteuerrechtlich konform sind.
Kontrolle und Anmeldung der Umsatzsteuer
Genaue Aufzeichnungen führen: Das System speichert die digitalen Kopien aller Rechnungen einschließlich der Umsatzsteuerdaten automatisch und vereinfacht so die Nachverfolgung der Umsätze und die Erfüllung der Umsatzsteuerpflicht.
Umsatzsteuererklärungen einreichen: Nutze die im System vorgesehenen Reports, um sicherzustellen, dass Du fristgerecht korrekte Umsatzsteuererklärungen übermittelst unter Angabe der vereinnahmten Umsatzsteuer und der Umsatzsteuer, die Du für Geschäftsausgaben zurückfordern kannst.
Tipps und bewährte Praktiken
💡 Doppelte Überprüfung der Umsatzsteuersätze: Stelle unbedingt sicher, dass auf jedes Produkt oder jede Dienstleistung der richtige Umsatzsteuersatz angewendet wird.
Du kannst den Umsatzsteuersatz jederzeit anpassen. Das System berechnet die Beträge automatisch auf der Grundlage des geänderten Satzes neu.
💡 Das Preismenü mit Bedacht nutzen: Wenn Du zwischen brutto und netto wechselst, ändert sich der Eingangspreis zwar nicht, aber die Berechnung anderer Beträge wird hierdurch beeinflusst.
💡 Rechnungen vor dem Versenden prüfen: Überprüfe Deine Rechnungen stets auf ihre Richtigkeit, bevor Du sie an die Kunden versendest.
💡 Du kannst von der Brutto- zur Nettopreisberechnung wechseln, nachdem Du einen Rabatt gewährt hast. Der Rabatt wird entsprechend der geänderten Preisart neu berechnet, und alle Summen werden entsprechend angepasst.
💡 Du kannst Dir nicht gleichzeitig Netto- und Bruttopreise anzeigen lassen. Du siehst in der Rechnung nur die ausgewählte Preisart (netto oder brutto). Das System verwendet intern jedoch beide Varianten, um eine korrekte Berechnung zu gewährleisten.
Wenn Du Dir unsicher bist, was Deine Umsatzsteuerpflicht angeht, solltest Du Dich an einen Steuerberater wenden. Dieser Leitfaden unterstützt Dich zwar gerne dabei, aber professioneller Rat ist unbezahlbar, wenn es um die Einhaltung von Steuervorschriften geht.
Solltest du Fragen zur Nutzung unserer Fakturierungsfunktion haben, kannst Du Dich über den In-App-Chat oder per E-Mail an [email protected] mit unserem Kundendienstteam in Verbindung setzen.